Veranstaltungsplanung / Projektmanagement

Hierzu: FES, Projektmanagement. Bonn, 2004.

Es gibt einige Fragen, die immer im Blick bleiben müssen, wenn ein Projekt durchgeführt wird. Ob es um ein Seminar, ein Training, eine Diskussion, eine öffentliche Veranstaltung oder ähnliches geht - es sind stets die gleichen Fragen:

  • Um was geht es? (Inhalte)
  • Was soll herauskommen? (Ziel der Veranstaltung / des Seminars)
  • Wen möchte ich erreichen? (Zielgruppe)

Sinnvoll ist es, sich zwischendurch immer wieder mal diese drei grundlegenden Fragen ins Bewusstsein zu rufen. Damit kann man prüfen, ob das eigentliche Ziel noch im Blick ist.

Die erste praktische Frage, die (und der) man sich stellen sollte, ist: Was ist eigentlich ein Projekt?

Von einem Projekt spricht man, wenn

  • es klar formulierte Ziele gibt,
  • feste Start- und Endtermine bestehen,
  • zu Anfang ein Budget festgesetzt werden muss,
  • eine eigenständige Projektorganisation eingesetzt wird,
  • im Projekt planmäßig und systematisch vorgegangen wird,
  • die Aufgabe nicht routiniert, sondern neu ist.

Quelle: FES, Projektmanagement. Bonn, 2004.

Projektziele

Jede Veranstaltung, die nicht regel- und routinemäßig durchgeführt wird, ist ein Projekt - also auch Seminare, Training, Schulungen etc. Es ist ratsam, wenn Du Dir nicht ein gesamtes Projekt alleine aufbürdest, sondern Dir UnterstützerInnen suchst.

Wichtig für den Erfolg eines Projekts ist sein Beginn: Das/die Projektziel/e.

Diese/s Ziel/e muss/müssen möglichst deutlich und klar formuliert sein, dazu schriftlich festgehalten und konkret mit Terminen versehen werden - das ist schon die halbe Miete. Ein weiteres Stück stemmt man durch realistische Einschätzungen, Beteiligungsorientierung und Klarheit über die Zielfindung.

In die Zielfindung sollten alle Beteiligte eingebunden werden - also diejenigen, die das Projekt beauftragen, die es durchführen und auch jene, die davon betroffen sind. Wenn beispielsweise ein Bürgerparteitag geplant wird, ist es sinnvoll, sich auch in der Gesellschaft nach Wünschen und Anregungen umzuhören oder sogar interessierte Mitbürger und -bürgerinnen in die Projektplanung einzubeziehen.

Die Ziele können auf verschiedenen Wegen entwickelt werden. Schöne beteiligungsorientierte Möglichkeiten stellen dabei die Methoden World Café und Open Space dar. Am Ende solltet Ihr euch auf einige feste Ziele verständigen und diese schriftlich festhalten. Konsens ist hierbei wichtig.

Projektplanung

So, die Ziele sind gefunden. Wie geht es weiter?

Jetzt geht es an die Planung! „Planen ist unsinnig, weil die Planung mit der eintretenden Realität meist sowieso nicht zusammen passt“? Das ist zwar richtig, aber mögliche Probleme und Fehlentwicklungen können durch Planung früher erkannt werden. Damit können sie dann auch meist schneller und kostengünstiger behoben werden.

Für die Projektplanung ist ein gutes Gefühl für Zeit und Zeitmanagement wichtig. Darüber hinaus sollten folgende Aspekte geplant werden, für welche die Erfahrungswerte der Beteiligten wichtig sind:

  • Was gibt es für Aufgaben und Aktivitäten?
  • Wie hoch ist der jeweilige Arbeitsaufwand?
  • Wie hoch sind die Kosten?
  • Wann beginnen und enden die jeweiligen Aufgaben und Aktivitäten?
  • Was ist wann zu tun?
  • Wie viele Helfer und Helferinnen brauchen wir?

Quelle: FES, Projektmanagement. Bonn, 2004.

Wichtig: Alle Aspekte sollten möglichst vollständig, genau und realistisch geplant werden. Ungeplante Zwischenfälle rauben wichtige Zeit.

Ein kleiner Kreis sollte die Übersicht über das Projekt und die Planung behalten. Diese Gruppe überprüft und modifiziert ggf. die Planung ab und an.

Projektrealisierung / Controlling

Dann geht es richtig los. Die Durchführung beginnt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Projektverlauf zu begleiten. Wichtig ist, am Beginn der Begleitphase einen Plan zu erstellen. Dies kann ein Struktur- oder ein Netzplan sein. Dabei schlüsselt man auf, wer wann was wo und wie zu tun hat; wie die Fäden auseinander gehen und letztlich zum Projektabschluss wieder zusammen laufen.

Fakt ist, dass fast jedes Projekt - und sei es noch so gut geplant - anders verläuft als geplant. Gute Projektbegleitung ermöglicht, Planabweichungen, die zu Problemen werden können, möglichst früh zu erkennen. Dadurch wird es möglich, Gegenmaßnahmen einzuleiten. So genanntes Projektcontrolling funktioniert jedoch nur bei ausreichend vorangegangener Projektplanung: Ohne zu wissen, wo man stehen sollte, ist die Bewertung, ob alles nach Plan läuft, schwer möglich.

Mögliche Fragen als Hilfestellung im Projektcontrolling sind:

  • Gibt es Abweichungen vom Plan?
  • Welchen Einfluss hat diese Abweichung auf das Projektziel?
  • Wie ist es zur Abweichung gekommen?
  • Was können wir tun?
  • Was werden wir tun?

Quelle: FES, Projektmanagement. Bonn, 2004.