Selbst- und Zeitmanagement

Hierzu: FES, Von Zeitbesitzer zum Zeitnutzer. Bonn, 2002

Richtig mit Zeit umzugehen ist wichtig für

  • ein ausgeglichenes Selbst,
  • effektive Arbeit,
  • gute Seminare

Ein gutes Zeitgefühl hilft dabei, Seminare besser strukturieren zu können. Ein durchdachter und angemessener Zeitplan ist für den Erfolg von Bildungsarbeit bedeutend - Menschen lernen gehetzt viel weniger. Und deshalb ist ein gutes Zeitmanagement auch für alle persönlich wichtig. Dabei geht es nicht darum, möglichst viel in möglichst wenig Zeit zu schaffen, sondern darum, Schwerpunkte zu setzen.

Bildung benötigt Zeit. Aber vergeudete Zeit braucht niemand!

Menschen sind unterschiedlich, so auch beim Thema Wie gehe ich mit Zeit um? Es gibt aber bestimmte Typen, die sich gruppieren lassen. Selbst- und Zeitmanagement erlernt man nicht einfach nebenbei.

Aber hier gilt: Einsicht ist der erste Weg zur Besserung.

Last-Minute-Typ

Es handelt sich um Menschen, die Zeitdruck benötigen, um kreativ arbeiten zu können. Oder auch die Erledigungen so lange vor sich herschieben, bis großer Zeitdruck entsteht.

ManagerInnentyp

Dieser Typ kümmert sich um alles, erledigt Anfragen sofort, kommt kaum zu den eigenen Aufgaben und wundert sich dann, dass die Arbeit mehr statt weniger wird. Gleichzeitig verwundert es jene, dass alle immer wieder mit neuen Aufträgen zu ihnen kommen.

Eltern-Typ

Wenn alle Menschen immer zu diesem Menschen kommen, ein Anliegen haben und das Gefühl der Unentbehrlichkeit vermittelt wird, so handelt es sich um den Eltern-Typ. Er zeichnet sich auch aus, da er/sie andere von den eigenen Erfahrungen profitieren lassen möchte.

Keiner-lässt-mich-Typ

„Lieber gar keinen Plan machen, er würde ja doch nur wieder über den Haufen geworfen“ - das ist die Devise dieses Typs.

Nicht-nein-sagen-können-Typ

Wer nicht nein sagen kann, weil die anderen so nett fragen oder er/sie sich irgendwie doch für alles verantwortlich fühlt, gehört zum Typ des Nicht-nein-sagen-Könnens. Ein hoher Idealismus und Menschenfreundlichkeit spielen hier mit herein. Quelle: MuP, Von Zeitbesitzer zum Zeitnutzer. Bonn, 2002

Zeit-haben ist lernbar

Das Wichtigste, was man begreifen muss: Es gibt kein „ich habe keine Zeit“, es gibt nur „das ist mir jetzt nicht wichtig“, „dafür nehme ich mir die Zeit nicht“ oder „ich habe andere Prioritäten“. Und das ist legitim. Sich selbst und anderen etwas mit Ausreden vorzumachen, bringt hingegen nichts.

Dies gilt für das private/berufliche Leben genauso wie für die Zeitvorstellungen einer Veranstaltung.

Es gibt auch Techniken, die faktisch mehr Zeit schaffen. Eine Auswahl wird im Folgenden knapp vorgestellt.

Das Pareto-Prinzip

In 20 Prozent der Zeit erzielen wir 80 Prozent der Ergebnisse.

Vorhaben nehmen immer so viel Zeit ein, wie ihnen eingeräumt werden - wenn also straffer geplant wird, kürze Zeitlimits gesetzt (und dennoch Zeitpuffer eingeplant!) werden, erreicht man mehr in weniger Zeit. To Do-Listen und Tagespläne helfen bei der Zeitgewinnung - wenn sie realistisch sind.

Ebenso sollten, insbesondere bei Veranstaltungsplanung, nicht die gesamte Zeit verplant werden - denn spontane und unerwartete, aber nötige, Tätigkeiten nehmen bis zu 40 Prozent ein. Und: Bildung braucht Zeit.

Wichtig ist immer: Was uns Spaß macht, geht auch schneller (vorbei).

SMARTe Ziele

S Spezifisch: Ist das Ziel klar und deutlich und konkret formuliert?

M Messbar: Woran ist das Erreichen des Ziels erkennbar? Nur messbare Ziele kann man kontrollieren.

A Aktiv beeinflussbar: Kann das Ziel überhaupt von uns erreicht werden, können wir die Zielerreichung steuern?

R Realistisch: Liegt das Erreichen des Ziels im Bereich des Möglichen?

T Terminiert: Wann genau soll das Ziel erreicht sein?

Quelle: FES, Wirkungsvolle Kommunikation. Bonn, 2001.

Zielorientierung hilft beim Zeitmanagement. Wer sich am Anfang diese Fragen stellt, wird im Ergebnis effektiver arbeiten können. Damit kann man auch herausfinden, welche Ziele es sich nicht zu verfolgen lohnt. Für Veranstaltungsplanungen können diese Fragen helfen, chaotische Diskussionen zu strukturieren.

Eine weitere Möglichkeit Zeit (wieder) zu gewinnen, ist es, Wichtiges von weniger Wichtigem zu unterscheiden.

Das Eisenhower-Prinzip

Sich bewusst zu machen, was wirklich wichtig und dringend ist, erleichtert die Entscheidung ungemein, was erledigt wird. Der Kann-nicht-nein-sagen-Typ hat hiermit wahrscheinlich die größten Probleme. Doch es lohnt sich - bei dieser Methode erkennt man auch, welche unwichtigen Dinge gemacht werden und dabei wichtige Zeit fressen.