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Teil V - Tipps + Kontakte


5.1. Praktische Organisationstipps

Wie bewerbe ich Seminare / wie lade ich ein?

Einladungen sollten möglichst kurz, informativ und ansprechend sein.

Folgende Informationen müssen in die Einladung:

  • Um was geht es? (Titel mit Aussagekraft)
  • Wer lädt ein? (VeranstalterInnen)
  • Wann? (Datum/Daten, Uhrzeit)
  • Wo? (Ort, möglichst mit ÖPNV-Anbindung)
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Was sind die Inhalte?
  • Ein grober Ablauf sollte beigefügt sein.
  • Wenn Gäste/ReferentInnen eingeladen sind: Wer sind sie?

Auf folgenden Wegen sollte eingeladen werden:

  • Persönliche Ansprache (bei OV-/AG-Sitzung etc.).
  • Gerne auch MultiplikatorInnen persönlich ansprechen.
  • E-Mail (mit Veranstaltungsflyer).
  • Für große Veranstaltungen auch per Post.
  • Wenn möglich personalisieren.

Achtung: Nicht zu früh und nicht zu spät einladen! Je mehr Zeit ein Seminar einnimmt, desto länger muss die Einladungsfrist sein. Je früher eine Einladung verschickt wurde, desto notwendiger ist eine Erinnerung in der Woche der Veranstaltung / des Seminars.

Auf welche praktischen Dinge ist zu achten?

Kleinigkeiten werden oft übersehen oder vergessen - doch sie sind wichtiger als man meint!

Anbindung an den ÖPNV

Wenn die TeilnehmerInnen unter Umständen Probleme bekommen, am Seminar teilzunehmen, einfach, weil sie nicht hin kommen, so läuft etwas schief! Deshalb ist darauf zu achten, dass Veranstaltungsorte gut zu erreichen, d.h. gut angebunden sind. Alternativ kann auch ein Fahr- bzw. Transferdienst angeboten werden.

Kinderbetreuung

Denkt an die Bereitstellung von Kinderbetreuung. Dabei ist es wichtig, den Eltern Informationen zu geben, wer die Betreuung übernimmt, ob Spielsachen vorhanden sind, was mit Essen ist u. ä. - niemand gibt sein Kind einfach so her.

Räumlichkeiten

Welche Räumlichkeiten man benötigt, sollte man möglichst früh besprechen. Bucht die Räume frühzeitig! Und sie sollten vorher besichtigt werden. Die Raumatmosphäre prägt die Veranstaltung mit. Auch auf die Barrierefreiheit müsst Ihr achten!

Finanzierung

Geld spielt leider immer eine Rolle. Ob es um das Honorar des/der ReferentIn geht, die Saalmieten, Kosten für Verpflegung und Übernachtung oder doch die Anreisekosten - dies alles muss vorher bedacht und durchdacht werden! Veranstaltungen können nur erfolgreich sein (und dazu gehört auch ein gutes Gefühl im Nachhinein), wenn finanziell alles in trockenen Tüchern ist.